Personvernerklæring
Innledning
Oxer Eiendom v/ administrerende direktør Erling Langeland er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen. Dette betyr at vi har ansvaret for å behandle personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
Ansvaret innebærer blant annet å gi deg informasjon, sørge for at dine personopplysninger behandles på en sikker måte, og legge til rette for at du kan henvende deg til oss dersom du har innvendinger mot vår bruk av dine opplysninger.
Vi gjør oppmerksom på at personvernerklæringen kun gjelder tilfellene der Oxer Eiendom opptrer som behandlingsansvarlig, ikke som databehandler.
Når samler vi inn personopplysninger, hva samler vi inn og hvorfor?
Vi samler inn og bruker personopplysningene dine til ulike formål, avhengig av hvem du er og hvordan du kommer i kontakt med oss. Som behandlingsansvarlig må vi ha et rettslig grunnlag for all behandling av personopplysninger. Nedenfor finner du informasjon om når vi behandler eller innhenter personopplysninger, hvilke opplysninger vi samler inn, og hvilket behandlingsgrunnlag behandlingen bygger på.
Behandle henvendelser fra deg via nettsiden
Når du sender en henvendelse via kontaktskjemaet på nettsiden vår, samler vi inn navn og e-postadresse. I tillegg behandler vi de opplysningene du selv velger å oppgi i fritekstfeltet «Hva gjelder det». Formålet med behandlingen er å kunne følge opp henvendelsen din, gi deg relevant informasjon, og eventuelt legge til rette for videre dialog.
Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å kunne håndtere innkommende henvendelser og kommunisere med personer som tar kontakt med oss, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Du står fritt til å velge hvilke opplysninger du ønsker å dele med oss, og vi ber deg om å ikke oppgi sensitive personopplysninger i fritekstfeltet.
Vi bruker for tiden ikke informasjonskapsler på våre hjemmesider (cookies). Dette innebærer at vi ikke innhenter annen informasjon via vår nettside enn den informasjonen du selv gir ved henvendelse til oss.
Besvare henvendelser fra deg per e-post/telefon
Vi besvarer også henvendelser som kommer inn til oss per e-post eller telefon. I den forbindelse behandler vi personopplysninger som følger av henvendelsen, normalt navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelt adresse, samt øvrige opplysninger du selv velger å oppgi. Formålet er å kunne behandle og besvare henvendelsen din, og legge til rette for videre dialog.
Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å kunne håndtere innkommende henvendelser og kommunisere med personer som tar kontakt med oss, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
Salg av bolig
Når du melder interesse for et av våre boligprosjekter på nettsiden vår, samler vi inn navn, e-postadresse, telefonnummer og eventuelt postnummer. Du må også krysse av for at du samtykker til å bli kontaktet via e-post og telefon med relevant informasjon om det aktuelle prosjektet. Formålet med behandlingen er å administrere interessentlisten og gi deg relevant informasjon om prosjektet. Behandlingsgrunnlaget er samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake.
I forbindelse med salg av bolig behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å administrere og gjennomføre kjøpsprosessen. Dette inkluderer kontaktopplysninger, opplysninger knyttet til boligen du har kjøpt, samt opplysninger som er nødvendige for kommunikasjon, oppfølging og håndtering av forhold etter overtakelse. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle vår avtale med deg, eller å gjennomføre tiltak på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b.
Utleie av eiendom
Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å inngå en utleiekontrakt eller på annen måte etablere og administrere et utleieforhold med deg. Dette inkluderer kontaktopplysninger, betalings- og fakturaopplysninger, samt øvrige opplysninger knyttet til avtalen og som er nødvendig for oppfølging av leieforholdet eller kjøpekontrakten. Behandlingsgrunnlaget er å oppfylle vår avtale med deg, eller å gjennomføre tiltak på din anmodning før en eventuell avtaleinngåelse, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b.
Sikring av våre lokaler
I enkelte av våre bygg har vi ansvar for drift av resepsjon og besøkssystem. For å få adgang til lokalene må ansatte hos våre leietakere identifisere seg ved bruk av adgangskort. I enkelte av våre bygg får de ansatte utstedt en fysisk eller elektronisk nøkkel (via app), i stedet for adgangskort. I alle tilfeller oppbevarer vi en oversikt over hvem som har tilgang, og hvem som har fått utstedt adgangskort eller nøkkel. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å ivareta sikkerheten i bygget, herunder kontrollere at uvedkommende ikke får tilgang til lokalene, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f.
Øvrige besøkende må registrere seg i resepsjonen ved ankomst, for å få tilgang våre lokaler. I denne forbindelse behandler vi vanligvis navn og kontaktinformasjon, hvem du skal besøke og formålet med besøket. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å ivareta sikkerheten i bygget, herunder kontrollere at uvedkommende ikke får tilgang til lokalene, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f.
I enkelte av våre bygg har vi kameraovervåking som sikringstiltak. Formålet er å forhindre innbrudd, tyveri og hærverk, samt å kunne dokumentere denne typen hendelser. Kameraovervåkingen begrenses til det som er nødvendig, og vil innrettes slik at det ikke fanger opp mer enn det som er relevant. Kun et fåtall personer har tilgang til kameraopptakene. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å sikre våre lokaler og våre leietakeres verdier, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f.
Utlevering av personopplysninger til andre
Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.
Dersom våre overvåkingskamera fanger opp forhold som gir mistanke om straffbare handlinger, for eksempel tyveri, innbrudd, hærverk, kan opptak utleveres til politiet i forbindelse med etterforskning.
Oxer Eiendom benytter seg av eksterne tjenesteleverandører innenfor programvare, f.eks. apper og kundeportaler, systemer for eiendomsforvaltning mv. Disse tjenesteleverandørene er databehandlere, som vil kunne samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne og etter våre instrukser. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler for å ivareta kravene etter personvernlovgivningen og informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.
I flere av våre bygg benytter vi oss også av leverandører som drifter resepsjon, kantine, renhold, besøkssystem, Properly/avvikssystem mv. I noen tilfeller kan leverandørene behandle personopplysninger på vegne av oss, for eksempel ved registrering av besøkende eller der leietakere registrerer avvik på eiendommen. Også her har vi inngått databehandleravtale. Dersom du ønsker mer informasjon om våre databehandlere, kan du ta kontakt med oss.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.
Lagringstid
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for.
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes først når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. I enkelte tilfeller har vi vurdert det som nødvendig å beholde personopplysninger lengre enn avtaleforholdets varighet, for oppfyllelse av regnskapslovgivningen.
Opplysninger om ansatte hos våre leietakere fjernes fra oversikten over adgangskort og nøkler når vedkommende ikke lenger arbeider i lokalene. Informasjon om hvem som har besøkt våre lokaler, slettes etter 1 år.
Kameraopptak slettes som hovedregel etter 14 dager, med mindre det er konkret grunn til lengre oppbevaring som ved etterforskning av mulige kriminelle handlinger.
Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet.
For å ta i bruk dine rettigheter kan du kontakte vår personvernansvarlig Ole Jørgen Stenmark, e-post: ojs@oxer.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir deg tilgang til dine personopplysninger, og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med vår personvernansvarlig per e-post.
Klager
Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.
Informasjon om klageadgangen finner du på Datatilsynets nettsider: datatilsynet.no.
Endringer
Det kan fra tid til annen være behov for å oppdatere denne personvernerklæringen, for eksempel hvis det skulle skje endringer i våre tjenester, i vår behandling av personopplysninger eller endringer i personvernlovgivningen. Dersom vi har kontaktopplysningene dine, vil vi gjøre deg oppmerksom på eventuelle endringer. Oppdatert versjon vil alltid være tilgjengelig på vår nettside.
Kontaktinformasjon
Ønsker du å komme i kontakt med oss, er vår kontaktinformasjon som følger:
Adresse: Postboks 420, 1373 Asker
E-post: post@oxer.no
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte
Ole Jørgen Stenmark, e-post: ojs@oxer.no
